وصفة الاجتماع الناجح

الخطوات التي تحتاجها لعقد اجتماع ناجح وفعال

المكونات:

• مدير للاجتماع – الميسر.
• مشاركون.
• موضوع – سبب.
• وسط للاجتماع (مباشر أو عن طريق وسائل التواصل).
• أهداف للاجتماع.
• وقت.

طريقة التحضير:

0. قبل الاجتماع

يتأكد مدير الاجتماع من المشاركين وإمكانية مشاركتهم في الاجتماع، ويحرص على أن يكون للاجتماع سبب وجيه، وأهداف حقيقية تمس كل المشاركين.

يتم تنظيم العديد من الاجتماعات التي تخلوا من أحد المكونات الأساسية لذلك تكون في أغلب الأحيان مضيعة لوقت المشاركين وموارد المنظمة.

1. تسجيل الحضور

من الأساسي أن يعرف كل الحاضرين في الاجتماع أن وجودهم مهم، من خلال تسميتهم وذكر صفتهم، خاصة إذا كان الاجتماع يضم مشاركين من جهات مختلفة.

خلال تسجيل الحضور، يكون من المناسب السؤال عن حال كل فرد على حدة، بطريقة مختصرة، ومعرفة توقعاته من الاجتماع.

2. تحديد أجندة الاجتماع وأهدافه

يقوم الميسر أو مدير الاجتماع بتحديد المراحل التي سيمر بها الاجتماع، ومخرجاته الأساسية حتى لا تضيع في التفاصيل، وحتى لا ينساق المشاركون إلى مواضيع جانبية.

يقوم الميسر بتسجيل المواضيع الجانبية التي قد تبدو مهمة لتناولها في اجتماع آخر، حتى لا يفقد الاجتماع الحالي قيمته أو يتشتت تركيز المشاركين.

3. تحديد أدوار المشاركين

يقوم الميسر بتحديد دور كل مشارك في الاجتماع ووقت مداخلته، حتى لا يقاطع المشاركون بعضهم البعض، وحتى يتم التركيز على المواضيع حسب الأجندة المحددة.

عندما يعرف كل مشارك دوره والمطلوب منه في الاجتماع يجد الوقت الكافي للاستعداد وتحضير كل المستلزمات والتفاصيل اللازمة لتكون مشاركته إيجابية.

4. الاستماع الإيجابي

عند كل مداخلة من أحد المشاركين يقوم الميسر بالتفاعل إيجابيا مع المشارك، حتى يشعر بأن هناك متابعة فعلية لما يقوله، وحتى لا تمر بعض النقاط الغامضة.

الأسئلة الدقيقة من طرف الميسر أو مدير الاجتماع من شأنها أن تُسهل التواصل بين المشاركين، وأن تقرب وجهات النظر، وتقلل من فرص سوء الفهم.

5. تمرير الكلمة

من الضروري أن يجد كل مشارك فرصة في إبداء الرأي أو تقديم المقترحات خلال الاجتماعات الفعالة، حيث يحد أن يتكلم أكثر من مشارك في نفس الوقت.

يلاحظ الميسر إمكانية ضياع بعض الأفكار خلال النقاش لذلك يدونها ليعود إليها، حتى يضمن فرصة عادلة لتمرير الكلمة بين كل المشاركين.

6. الحوصلة والتلخيص

بعد انتهاء كل مداخلة، يحدد الميسر الفكرة العامة لها، ويقوم بتقديم حوصلة صغيرها حولها، حتى يتأكد الجميع من كونهم قد أوصلوا الفكرة الصحيحة.

سوء الفهم بين المشاركين بسبب تبيان القدرات اللغوية أو اختلاف اللغة قد يسبب ضياع الأفكار أو حتى إيصال معان لم يقصدها المشارك.

7. وقت الراحة ليس ترفا

أخذ قسط من الراحة خلال الاجتماعات المهمة ليس ترفا، بل فرصة تمكن المشاركين من استعادة تركيزهم والتفكير في مجريات الاجتماع.

بعض الحركة في فترة الراحة، سيمكن المشاركين من تجديد حيويتهم والعودة إلى الاجتماع بتركيز أعلى وأفكار قد تكون فاتتهم خلال الفترة الأولى.

8. اختتام الاجتماع

من الضروري عدم التسرع في اختتام الاجتماع، فالميسر الناجح يقوم بتحديد ومراجعة أجندة الاجتماع والتأكد من المخرجات.

الاجتماع الفعال يضمن مشاركة كل الأطراف والوصول إلى الأهداف المرصودة مع ضمان حصول الفائدة لكل المشاركين.

● الاجتماعات الفعالة توفر الوقت والجهد، وتعطي نتائج حقيقية تمس المنظمة والمشاركين.

● الاجتماعات سيئة التنظيم تستهلك وقت وموارد المنظمة، وتؤثر سلبا على المشاركين.