الكثير من دعوات الاجتماعات التي تصل إلينا تحتوي على العنوان الخاص بالاجتماع فقط وحينها تأتي إلى أذهاننا بعض التساؤلات: ماذا سيحدث بعد حضوري للاجتماع؟ … لا أحد يعلم!
إن ضبط التوقعات أحد المهام التي يجب على المُيسر أن يتحلى بها لجعل الاجتماع أكثر فعالية!
لذلك سنتعرف على أداة داعمة لقيادة الاجتماعات تبسط لنا الإشراك المسبق للفريق قبل موعد عقد الاجتماع لجعل الحضور يشعر بالأمان لما سيحدث وتحتوي على أهم المعلومات التي يحتاجها الحضور. وهذا ينطبق على جميع أنواع الاجتماعات (الحضورية والافتراضية)
الأداة هي IDOARRT وتعتبر اختصار لمجموعات كلمات يندرج تحتها معلومات هامه يحتاج أن يعرفها الجميع قبل حضورهم للاجتماع!
قد تتساءل كيف يمكنني استخدامها؟
الخطوة الأولى:
عليك قبل أن ترسل دعوة الاجتماع استخدم أداة (IDOARRT) وضمن محتواها داخل دعوة الاجتماع، وأجعلها واضحة جدا ومختصرة واحفظ نسخه في جهازك باستخدام البرنامج المناسب لطبيعة الاجتماع.
اتبع التسلسل الخاص بالأداة وجاوب على الأسئلة التي تندرج تحتها:
الآن انتهيت من الإجابة والتحضير لكافة المعلومات الهامة للفريق حينها ستقوم بإرسالها لهم
في دعوة الاجتماع.
الخطوة الثانية (مهمة جدا):
تذكر بأننا بشر وقد ننسى أحيانًا..
وأيضا نحن نملك حياة مزدحمة فقد يغفل البعض عن مراجعة هذه المعلومات قبل وصولهم للاجتماع!
لذا …
في بداية الاجتماع عرف الحضور على أداة (IDOARRT)
وأعرض لهم الأداة بالمحتوى المعبأ الذي قمت بحفظه في الخطوة الأولى وتكلم عن كل محور مذكور في الأداة وبعد أن تنتهي من كل محور لا تنسى أن تسأل الحضور إذا كان لديهم أي استفسار أو إضافة قبل أن تنتقل للذي يليه.
بعد أن تجيب على كافة تساؤلاتهم وتجد علامات الرضى والإدراك على الحضور … الآن يمكنك أن تنطلق في الاجتماع مباشرة.
والجميل أن هذا لن يستغرق منك هذا سوى (10 د) لتحصل على اجتماع أكثر وضوحاً قبل الانغماس في الاجندة.
إعداد: رنا الجارالله – خبير إجراءات ومُيسر معتمد
