مهام الميسر – يحرص المُيسر على التوفيق بين العديد من المهام خلال الاجتماع أو الورشة: أحيانا يحاول الحفاظ على تركيز المجموعة، وفي أحيان أخرى يدفعهم للتعمق في نقطة ما، ويسهر للتخفيف من الضغط وتقليص النزاعات بين المشتركين.
لذلك يحدد الخبراء 9 مهام ضرورية على كل مُيسر القيام بها عند تيسير الاجتماعات وورش العمل.
مهام الميسر
1. الالتزام بالأجندة
يجب أن تعرف كمُيسر الخطوات العملية التي ستمر بها المجموعة منذ بداية الاجتماع أو الورشة وحتى النهاية.
احرص على توجيه المشاركين بعناية للمرور عبر كل مراحل الاجتماع وعدم إهمال أي مرحلة في الأجندة.
2. التحفيز
يتأكد المُيسر المُحترف من مستوى نشاط المجموعة ويحرص على أن يكون المشتركون مُتحفزين لمشاركة الأفكار وتبادل الأسئلة.
لهذا عليك تشجيع المشتركين والحفاظ على مستوى عال من الإيجابية منذ الكلمات الترحيبية الأولى وحتى كلمة الختام.
3. التشجيع على التواصل
يجب عليك كمُيسر مُتمكن أن تبني بيئة آمنة وتقبل مشاركة الأفكار ودعمها.
عندما يختلف المشتركون في الرأي، يجب أن تجد أرضية مشتركة وتستخدمها لبناء جسور التواصل بينهم.
4. المراقبة
راقب بعناية علامات الإجهاد، أو الخجل الذي قد يمنع بعض المشتركين من تقديم آرائهم بكل موضوعية.
المُيسر يلعب دور المراقب الذي يشعر بكل المشتركين لضمان نجاح الاجتماع أو ورشة العمل.
5. تقديم الثناء المُستحق
يجب عليك كمُيسر أن تُقدم الثناء اللازم للمشاركين على المجهود الذي يبذلونه، وعلى التقدم الذي يحرزونه، ثم على النتائج التي حققوها بعد الاجتماع.
الاجتماعات كثيرا ما تكون مرهقة وطويلة، وعلى المشتركين أن يشعروا أن هناك من يُقدر عطاءهم خلالها.
6. تجنب النزاعات
من الأفضل دائما تجنب المواجهات المباشرة والحوارات الثنائية بين المشاركين، لكن إن حدثت يجب عليك التدخل سريعا لإعادة النظام وتوجيه المجموعة للالتزام بقواعد الجلسة.
ومن هذا المنطلق يكون تجنب المواجهات وحلها قبل بداية الاجتماع، حيث يسهر المُيسر على معرفة المُشتركين الانفعاليين والمواضيع الحاسمة للتأهب للنزاعات قبل وقوعها.
7. إدارة الجلسة
أنت المسؤول الأول والأخير عن نجاح الاجتماع وإبقاء الجلسة في المسار الصحيح.
وهذا يتطلب قطع الحوارات البعيدة عن موضوع الاجتماع بلباقة، لمنع الاستطرادات، والحفاظ على تركيز المشتركين في الموضوع الرئيسي.
8. المستمع النشط
من الضروري أن يستمع المُيسر للمشتركين وأن يعرف كيف يستخرج وجهات نظرهم من وراء حواجز اللغة والخجل والخوف.
يجب أن تكون قادرا على تحليل التعليقات ومقارنتها وصياغة الأسئلة التي تساعد في إدارة الحوار للوصول إلى النتيجة المرضية.
9. رفع المخرجات
كل اجتماع دون رفع مخرجاته للمشتركين وللإدارة العليا سيكون مجرد مضيعة للوقت.
لهذا عليك رفع المخرجات الخاصة بالاجتماع من توجيهات واتفاقات وحلول للمشتركين وللإدارات المعنية.
هذه المهام أساسية لتقوم بتيسير أي اجتماع أو ورشة عمل، لكن يوجد الكثير من التوصيات الأخرى التي عليك الحفاظ عليها لضمان حضور اجتماع فعال وناجح.
وإذا كنت بصدد التحضير لاجتماع حاسم، فنحن نوصيك بشدة بضرورة الاستعانة بخبراء في التيسير لتجنب الأخطاء والوصول للمخرجات المرجوة.