زيادة الإنتاجية في العمل – تغييرات بسيطة في روتينك تُميز بين مجرد الحضور وبين أن تكون منتجًا وفعالًا في العمل.
في المقال أدناه نصائح سهلة وعملية لزيادة إنتاجيتك في العمل، ولتكون محور كل نجاح في إدارتك.
1- التنبيهات هي سبب كل تشتيت
أثناء العمل تواجهك الكثير من المهام العاجلة أو التي تتطلب تركيزا عاليا. لكن إذا خضعت باستمرار “لضغوط” رسائل البريد الإلكتروني والهاتف ورسائل وسائل التواصل الاجتماعي، فلن تستطيع إنجاز المهام الموكلة لك.
هذا التشتيت المستمر يستهلك كل وقتك : دقيقة هنا ودقائق هناك، كلها تتراكم لتُصبح ساعات كل أسبوع.
لهذا احرص على إلغاء جميع التنبيهات عند التركيز على العمل، لتجنب إهدار وقتك الثمين. وإذا كنت لا تُصدق أن هاتفك الذكي يستهلك كل وقتك وتركيزك، فيمكنك التأكد من إحصائيات استخدامك لتطبيقات مواقع التواصل لتعرف كم تهدر من ساعة أسبوعيا وشهريا على هذه البرامج.
2- تفقد البريد الإلكتروني
لا تتفحص بريدك الإلكتروني على مدار اليوم !
كم مرة أدركت أن كل ما فعلته في يومك هو الرد على الرسائل في بريدك الإلكتروني؟
كيف تنجز المهام المنوطة بك وأنت تقضي كل اليوم في الرد باستمرار على الرسائل في البريد؟
عليك تحديد روتين دقيق يناسب طبيعة عملك، للتحقق من بريدك الإلكتروني يوميا.
ثم درب نفسك وعود الآخرين على أوقات ردك على البريد الإلكتروني لتكسب الكثير من الوقت وثقة زملائك في العمل.
3- استراحة المحارب لـ زيادة الإنتاجية في العمل
خذ فترات راحة قصيرة تجدد نشاطك كأن :
– تنهض وتبتعد عن مكتبك.
– تشاهد مقطع فيديو قصير.
– تجري محادثة مع شخص آخر.
– تقوم بالمشي سيرا على الأقدام لعدة دقائق.
هذه مقترحات سريعة ورائعة لتبتعد عن المكتب وتمنح عقلك وجسمك استراحة ضرورية.
4- اجتماع في الممر
من قال أن الاجتماعات يجب أن تكون في قاعة الاجتماعات أو في المكاتب؟
الاجتماعات غير المُيسرة والتي يتم إدارتها بطريقة غير ملائمة قد تمتص كل طاقتك وتسبب لك الكثير من الإحباط والخمول.
لذلك إذا كان الاجتماع ثنائيا أو مع فريق صغير، فيمكنك عقد الاجتماع في كافيتيريا الشركة، أو في الممر بين المكاتب أو أثناء المشي.
هذه الاجتماعات القصيرة تجدد حيويتك وتجعلك أكثر حيوية ونشاطا لتعود للعمل بنشاط أكبر.
5- الإعداد الجيد لـ زيادة الإنتاجية في العمل
الفترة الصباحية أكثر فترة يمكنك أن تنفذ خلالها المهام بأعلى كفاءة، لذلك لا تهدرها في جدولة مهامك اليومية.
خطط ليومك في “الأمس” : اقتطع من آخر كل يوم 20 دقيقة لتخطط لليوم التالي.
هذا التخطيط البسيط يمنحك يوما خاليا من التوتر ومليئا بالنجاحات.
كما أن التخطيط البسيط ليوم الغد قد يمنحك الأفضلية لمعرفة التحديات أو الفرص القادمة، وتكون أفضل من يستبق الأحداث في منظمتك.
6- ابدأ بالأسوأ
بما أنك أصبحت تُجدول مهامك اليومية قبل يوم، فأنت الآن قادر على الاستفادة من الفترة الصباحية كأفضل ما يكون.
لكن عليك أن تكون حذار، فالبداية بالمهام السهلة وتسويف المهام المُملة والطويلة سيمنعك من القيام بها ويجعلها تضيح في زحام المهام.
احرص على أن تبدأ بالمهام الصعبة والمُملة كل صباح، لتتفرغ مساء للحالات الطارئة والمُشتتات.
7- استعن بمُيسّر
كم تهدر من ساعة أسبوعيا على اجتماعات لا فائدة منها؟
عدم الاستفادة من جهاز الحاسوب عند من لا يعرف استعماله أمر طبيعي، وكذلك إهدار الوقت خلال الاجتماعات أمر طبيعي إذا كنت لا تملك مهارات تيسير الاجتماعات.
مهما كان حجم المنظمة التي تعمل فيها، عليك أن تتعلم كيف تُيسر الاجتماعات، أو أن تستعين بمُيسر محترف لربح الكثير من الوقت والجهد.
8- ترتيب مكان العمل لـ زيادة الإنتاجية في العمل
يزعم الكثيرون على الأنترنيت أن الأشخاص الفوضويين مُبدعون، وأن المكتب غير المُرتب دليل على العبقرية والاجتهاد في العمل. لكنها تبقى مُجرد تصورات غير مُدعمة بأي أبحاث تجريبية.
في الحقيقة الأبحاث التجريبية تؤكد أن التيلرة (Taylorism) أو الإدارة العلمية المُعتمدة على النظام هي الأفضل لرفع الكفاءة وزيادة الإنتاج مع تقليص ساعات العمل.
لذلك احرص على أن يكون مكتبك نظيفا ومرتبا ومُستعدا لاستقبال أكبر المسؤولين.
9- وَثّق كيف تُنفق وقتك
من الضروري أن تقوم بتسجيل الوقت الذي تُنفقه يوميا لتعرف هل فعلا تستفيد من وقتك بأفضل طريقة؟ أم أنت تهدر الكثير من الوقت على مهام ثانوية.
توجد العديد من البرامج والتطبيقات التي تُمكنك من متابعة المهام التي تقوم بها يوميا وكيف تقضي وقتك خلال العمل.
لكن يمكنك استعمال ورقة وقلم لتسجيل مهامك ووقت بدايتها ونهايتها يوميا، حتى تحصل على صورة واضحة لمصير ساعات العمل الطويلة التي تقضيها.
احرص على تدوين ملاحظاتك خلال يومين إلى ثلاثة أيام على كل مهمة لتذكر بالتدقيق نوعية المهمة التي قمت بها، ثم يمكنك استخلاص النتائج لتحسين مردودك خلال العمل.
